01 / Mehrere Kanäle
E-Mails, PDFs, Formulare
Anfragen kommen aus Formularen, E-Mails und PDFs. Eva führt sie in eine strukturierte Form zusammen.
Digitale Mitarbeiter Operations
KI Prozessautomatisierung für Backoffice und Operations.
Eva zeigt, wie Prozessautomatisierung mit KI im Backoffice konkret aussehen kann: Eine digitale Operations-Mitarbeiterin liest Anfragen aus Formularen, PDFs und E-Mails, prüft Stammdaten und bereitet CRM-Vorgänge vor.
Der Fokus liegt auf den vielen kleinen Prüfungen, Übergaben und Einträgen, die im operativen Alltag Zeit binden.
Prozessansicht Eva im Freigabeprozess Beispielansicht: Eva strukturiert eine Ausstelleranmeldung, markiert offene Punkte und übergibt den Fall zur menschlichen Freigabe.
Screenshot einer Teams-Ansicht, in der Eva eine Ausstelleranmeldung strukturiert und zur Freigabe vorbereitet. 01 Warum Operations
Backoffice-Prozesse sind selten sauber linear.
Workflows automatisieren klingt einfach, bis die Arbeit aus Formularen, E-Mails, PDFs, Tabellen und CRM-Feldern besteht. Genau dort entsteht Reibung.
02 / Daten prüfen
Stammdaten und CRM
Die gleichen Prüfungen und Übergaben tauchen jeden Tag wieder auf: Stammdaten abgleichen, bestehende Datensätze finden, Vorgänge anlegen.
03 / Klare Grenzen
Ausnahmen statt Blindflug
KI Prozessautomatisierung funktioniert besser, wenn Ausnahmen sichtbar bleiben: Eingang, Prüfung, Vorbereitung, Übergabe.
02 Beispielablauf
Eva bereitet einen Vorgang vor, bevor er das Team erreicht.
Eine Anfrage kommt über ein Formular, per E-Mail oder als PDF. Eva liest die relevanten Informationen aus, gleicht sie mit dem CRM ab und legt einen vorbereiteten Vorgang an. So wird Backoffice-Automatisierung zu einem überprüfbaren Arbeitsablauf.
- 01 · Eingang
Eine Anfrage kommt über Formular, E-Mail oder als PDF.
Kanal, Format und Zuständigkeit sind im Voraus festgelegt.
- 02 · Lesen
Eva liest die relevanten Informationen aus.
Unternehmen, Kontaktperson, gewünschte Leistung, Zeitraum, Ort, interne Referenzen.
- 03 · Abgleich
Sie prüft, ob der Datensatz bereits existiert.
Passende Stammdaten werden verknüpft, fehlende oder widersprüchliche Felder markiert.
- 04 · Vorbereiten
Eva legt einen CRM-Vorgang oder eine Projektanfrage an.
Strukturiert, mit Quellen verknüpft, im richtigen Format für das Team.
- 05 · Übergabe
Unklare Fälle gehen mit Kontext an Menschen.
Mit Hinweis, warum der Fall nicht automatisch weiterläuft.
Eva übernimmt nicht den ganzen Prozess. Sie übernimmt den Teil, der wiederkehrt, beschreibbar ist und sauber begrenzt werden kann.
03 Inputs & Outputs
Welche Backoffice-Workflows sich automatisieren lassen.
Die konkrete Anbindung hängt vom System ab. Eva kann auch in Umgebungen arbeiten, in denen die Daten on-premise liegen. Entscheidend ist, welcher Zugriff für die Aufgabe wirklich nötig ist und wo ein Mensch freigeben muss.
- In 01
Kontaktformulare
- Out 01
Strukturierte Anfrage
- In 02
PDF-Anträge
- Out 02
Erkannter Bestandsdatensatz
- In 03
E-Mails mit Anfragen oder Anhängen
- Out 03
Vorbereiteter CRM-Vorgang
- In 04
CRM- und Stammdaten
- Out 04
Markierte Datenlücke
- In 05
Interne Datenbanken
- Out 05
Zusammenfassung für das Team
- In 06
Dokumentenablagen
- Out 06
Übergabe an eine verantwortliche Person
Eva sollte keine offenen Entscheidungen ohne Rahmen treffen. Gute Operations-Automatisierung arbeitet mit Grenzen.
04 Kontrolle & Sicherheit
Eva arbeitet nicht frei im Unternehmen. Sie bekommt einen klaren Auftrag.
Gerade bei KI Prozessautomatisierung ist diese Architektur wichtiger als ein hübscher Chatbot. Ein digitaler Mitarbeiter braucht Kontrolle, sonst wird er im Alltag nicht tragfähig.
01
Klarer Auftrag
Eine Aufgabe, ein Kanal, ein Zielsystem, nicht alles auf einmal.
02
Rollen & Rechte
Pro System, pro Datentyp und Aufgabe, begrenzt auf das Nötige.
03
Audit Logs
Jeder relevante Schritt bleibt nachvollziehbar und prüfbar.
04
Human-in-the-Loop
Unklare Fälle, Sonderfälle und Entscheidungen bleiben bei Menschen.
05
Kein Provider-Training
Kundendaten werden nicht für das Training fremder LLMs verwendet.
06
Hosting & Datenflüsse
Für das konkrete Setup geplant. Auch On-Premise-Kontexte können geprüft werden.
05 Wie thirdmind Eva baut
Prozessautomatisierung mit KI beginnt mit einem konkreten Fall.
Gemeinsam wird geprüft: Welcher Workflow bindet Zeit? Wo kommt Arbeit rein? Welche Daten braucht Eva? Welche Systeme darf sie lesen oder vorbereiten? Wann darf sie einen Vorgang weitergeben und wann muss ein Mensch entscheiden?
Danach entsteht ein begrenzter MVP. Nicht als Demo, sondern als erstes System für KI-gestützte Prozessautomatisierung mit Aufgabe, Kanal, Zugriffen, Logs und klarer Verantwortung.
Wenn dieser MVP im Alltag trägt, wird erweitert: mehr Anfragetypen, mehr Datenquellen, mehr Vorbereitungsschritte. Schritt für Schritt.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen.
Was bedeutet KI Prozessautomatisierung im Backoffice?
KI Prozessautomatisierung im Backoffice bedeutet, wiederkehrende Arbeit mit Dokumenten, E-Mails, Formularen, Stammdaten und CRM-Vorgängen vorzubereiten. Ein digitaler Operations-Mitarbeiter liest Informationen, prüft Daten, bereitet Vorgänge vor und übergibt Ausnahmen an Menschen.
Kann Eva direkt im CRM arbeiten?
Das hängt vom CRM, den Rechten und dem gewünschten Prozess ab. Ein sinnvoller Start ist oft, CRM-Vorgänge vorzubereiten und sichtbar zu machen, bevor ein Mensch sie freigibt.
Welche Backoffice-Workflows lassen sich automatisieren?
Geeignet sind häufige Abläufe mit klaren Eingängen und überprüfbaren Zwischenschritten: Anfragen strukturieren, PDFs auslesen, Stammdaten abgleichen, bestehende Kundendatensätze erkennen, CRM-Vorgänge vorbereiten und offene Punkte markieren.
Welche Dokumente kann Eva lesen?
Typische Inputs sind Formulare, PDFs und E-Mails. Welche Felder zuverlässig ausgelesen werden können, wird im Projekt anhand echter Beispiele geprüft.
Funktioniert das auch mit On-Premise-Datenbanken?
Ja, solche Setups sind möglich. Die konkrete Architektur hängt davon ab, wie die Daten erreichbar sind und welche Sicherheitsanforderungen gelten.
Ersetzt Eva ein Operations-Team?
Nein. Eva übernimmt wiederkehrende Vorarbeit. Entscheidungen, Sonderfälle und Verantwortung bleiben bei Menschen.
Wie startet ein erstes Projekt?
Am Anfang steht ein klarer Prozess: ein Eingangskanal, ein Datentyp, ein Zielsystem und eine Aufgabe, die häufig genug vorkommt. Daraus entsteht ein begrenzter MVP.
Kennenlernen
Welche Backoffice-Workflows sollten bei euch nicht mehr manuell laufen?
Über Prozessautomatisierung sprechenYuno stellt euch vier kurze Fragen zu Eingangskanälen, Datenquellen, Zielsystem und Freigabe. Danach ist klarer, ob ein Pilot für KI Prozessautomatisierung sinnvoll ist.